Privatlivspolitik

Hos Venga Travel tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt.

Vi arrangerer faglige studierejser, grupperejser, Erasmus+ ophold og internationale uddannelsesforløb for skoler og uddannelsesinstitutioner.

For at kunne planlægge og gennemføre vores rejser behandler vi forskellige personoplysninger om vores kunder, kontaktpersoner og rejsedeltagere.

I denne privatlivspolitik forklarer vi, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvem vi eventuelt deler dem med, og hvilke rettigheder du har.

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og gældende dansk databeskyttelseslovgivning.

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er som udgangspunkt:

Venga Travel Danmark ApS
CVR-nr.: 34898510
Adresse: Vissemosevej 10, 4673 Rødvig
E-mail: jesper@venga.dk
Telefon: +34 603 759 349

Ved rejser og aktiviteter, hvor andre selskaber indgår i leveringen, kan ansvaret for behandlingen af personoplysninger være fordelt mellem flere parter.

Det gælder eksempelvis ved samarbejde med udenlandske partnere, skoler og leverandører. Den konkrete ansvarsfordeling afhænger af, hvem der bestemmer formål og hjælpemidler for behandlingen.

Vi indsamler og behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for de konkrete formål.

Afhængigt af rejsens indhold kan oplysningerne omfatte:

Sådanne oplysninger behandles kun, når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag, herunder et relevant grundlag efter GDPR artikel 9, og når oplysningerne er nødvendige til det konkrete formål.

Vi begrænser adgangen til oplysningerne og deler dem kun med relevante modtagere.

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

Vores behandling af almindelige personoplysninger sker afhængigt af formålet på følgende grundlag:

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra b: Når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med den registrerede eller gennemføre foranstaltninger før en aftale.
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra c: Når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse.
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra f: Når behandlingen er nødvendig for at varetage en legitim interesse, og denne ikke tilsidesættes af den registreredes rettigheder.
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a: Når behandlingen er baseret på et gyldigt samtykke.

Ved behandling af følsomme personoplysninger anvender vi desuden et relevant grundlag efter GDPR artikel 9.

Det konkrete retsgrundlag afhænger af behandlingens formål, aftaleforholdet og oplysningerne.

Når vi modtager oplysninger fra en skole, kan skolen være selvstændigt dataansvarlig for sin indsamling og videregivelse. Venga Travels rolle vurderes særskilt for de behandlinger, vi udfører.

Venga Travel tilbyder en digital rejseportal, hvor skolens kontaktpersoner kan følge planlægningen og administrere praktiske forhold omkring rejsen.

Portalen kan blandt andet anvendes til:

• Kommunikation mellem skolen og Venga Travel
• Indsamling og administration af deltageroplysninger
• Planlægning af værelsesfordeling
• Adgang til rejseprogrammer og praktiske informationer
• Koordinering af aktiviteter og rejseydelser

Oplysninger i rejseportalen behandles med henblik på at administrere og gennemføre den pågældende rejse.

Adgangen til personoplysninger begrænses efter brugernes roller og relevante arbejdsopgaver.

For at kunne gennemføre en rejse kan det være nødvendigt at dele relevante personoplysninger med vores samarbejdspartnere.

Det kan eksempelvis være:

• Flyselskaber, busselskaber og togoperatører
• Hoteller, hostels og andre indkvarteringssteder
• Lokale aktivitetsudbydere og guider
• Sprogskoler og uddannelsesinstitutioner
• Virksomheder og organisationer, der tilbyder praktikophold
• Forsikringsselskaber og assistanceudbydere
• IT- og systemleverandører
• Offentlige myndigheder, når lovgivningen kræver det

Vi deler kun de oplysninger, der er nødvendige for den pågældende ydelse eller et andet lovligt formål.

Nogle modtagere behandler oplysninger som selvstændigt dataansvarlige, mens andre behandler oplysninger på vores vegne som databehandlere.

Når en leverandør fungerer som databehandler, sikrer vi, at der foreligger en relevant databehandleraftale.

Venga Travel arrangerer også rejser til destinationer uden for EU/EØS.

I forbindelse med sådanne rejser kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til eksempelvis hoteller, transportører, uddannelsesinstitutioner eller lokale samarbejdspartnere.

Når overførslen er omfattet af GDPR's regler om tredjelandsoverførsler, sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag.

Det kan eksempelvis være en relevant tilstrækkelighedsafgørelse fra EU-Kommissionen, godkendte standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger eller en konkret anvendelig undtagelse efter GDPR artikel 49.

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt til de formål, hvortil de er indsamlet, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.

Opbevaringsperioden afhænger blandt andet af:

• Om oplysningerne er nødvendige for en kommende eller igangværende rejse
• Om oplysningerne er nødvendige for efterfølgende dokumentation
• Om oplysningerne er omfattet af lovpligtige opbevaringskrav
• Om oplysningerne er nødvendige for at håndtere en konkret tvist eller et retskrav

Oplysninger slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et lovligt behov for at opbevare dem.

Alle oplysninger slettes efter rejsens gennemførelse og evaluering.

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring og uberettiget videregivelse.

Vi arbejder blandt andet med adgangsbegrænsning, fortrolighed og sikker håndtering af oplysninger.

Sikkerhedsforanstaltningerne tilpasses oplysningernes karakter og de risici, der er forbundet med behandlingen.

Du har efter databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder, herunder:

• Ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Ret til at få urigtige oplysninger rettet
• Ret til i visse tilfælde at få oplysninger slettet
• Ret til i visse tilfælde at få behandlingen begrænset
• Ret til at gøre indsigelse mod bestemte behandlinger
• Ret til dataportabilitet, når betingelserne er opfyldt
• Ret til at tilbagekalde et samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne gælder med de begrænsninger og betingelser, der følger af lovgivningen.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 2.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.

Vores hjemmeside kan anvende cookies og lignende teknologier til teknisk funktionalitet, statistik og eventuelt markedsføring.

Vi informerer særskilt om de konkrete teknologier, deres formål, udbydere og opbevaringsperioder i vores cookiepolitik.

Når lovgivningen kræver samtykke, indhenter vi dette, før teknologierne anvendes.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit cookiesamtykke via hjemmesidens cookieindstillinger.

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt som følge af ændringer i vores behandling af personoplysninger, vores tjenester eller gældende lovgivning.

Den seneste version vil være tilgængelig på vores hjemmeside med angivelse af opdateringsdatoen.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte:

Venga Travel Danmark ApS
E-mail: Jesper@venga.dk
Telefon: +34 603 759 349